高新区第三方会议服务策划

作好会前准备保时间：一是做好会议演练。会前演练有利于会务工作者发现问题、查堵漏洞、熟悉流程，是确保会议流畅运转的有效措施。比如有选举事项的大会，就需要会前召集选举会议主持人和所有涉及选举任务的工作人员举行演练，特别是对选票收发、投票、计票等关键环节，应反复演练、调整完善，确定合理、高效的运行方案，保障选举顺利进行。二是做好材料把关。要根据方案严控汇报、发言的材料篇幅，会前严格把关，并要求发言时开门见山、直奔主题；对需在会上审议的文件材料，会前要充分征求有关领导、部门意见，认真修改完善，确保上会材料质量。三是做好会场布置。要制作会场座位图，合理安排汇报人座席，使其尽可能靠近汇报席。提前检查汇报席设置、名签顺序是否正确，会议材料是否齐全完整，主持词、领导讲话稿是否预留等，并确认音响、视频、话筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影响会议进程，拖延会议时间。制定方案，要周密详细。高新区第三方会议服务策划

会务茶水服务礼仪：1、在会议前要多准备些荼叶，这样客人来了的话，其选择就变的多了。在给客人添加荼时，要先问问人家是喝荼呀还是要喝别的，如果得知客人爱喝荼那就把我们准备的茶叶一一报出来。千万不要自以为是，如果事先我们只准备了一种茶叶，那就诚实地告诉客人就可以了，我相信人家也不会为难你的。2、会议服务前荼具的准备，一定要在会议前把茶具洗干净，尤其是添了好久不倒的茶水，杯子中会留下荼渍，更要细心刷洗。在给客人倒茶之前要开水烫一下杯具。你看，这样就显得非常有礼貌了不是！会给客人留下一个很好的印象。3、会议服务之个人卫生的准备，会议开始前，相关的会议服务人员要看看自己的穿着和打扮是否合适，尤其是手部，如果自己的手不干净，给杯子上留下了脏印，那谁还会喝这杯荼呢，谁的心情会好呢？昆明商务会议服务细节要召开一次精彩的会议，您可以通过创建精心制作的议程来做到这一点。

优化会议方案控时间：1、根据议题的重要性和议题之间的连贯性，科学合理确定会议议程，分配议题时间、明确时间节点，保障会议运转高效顺畅。2、要根据会议性质和议题轻重缓急，向领导建议较为合适的议题数量，防止因议题数量过多而导致固定时间内讨论不充分或会议时间被延长。比如，征求意见座谈会一般应一会一题，研究具体事项的会议一般应控制在五项议题内。要与议题承办部门充分沟通，共同做好上会议题有关准备工作，对酝酿不成熟、准备不充分的议题，及时建议领导推迟上会。3、会议的重点、复杂环节要准备细致，详细制定运行流程。比如会中转换议题、颁奖等，涉及人员转场、会场布置等，从人员排序站位、移动路线，到服务人员进场时机、会场布置方式、所需时间等各环节要事先明确，做到变而有序、快而不乱。

好的会议报告对开好会议具有决定性的意义。从内容来讲，会议报告是一个机关、一个单位在某种会议上就一个时期的工作情况和下一步的打算安排所做的报告。会议报告要求写明某一阶段或某项工作的进展情况、主要成绩、存在问题、经验教训，以及下一步工作的指导方针、主要任务和相应措施等，以提交会议讨论。会议报告具有总结性和指导性，意义重大。因此，撰写报告文稿，需要事先进行广的调查研究，反复讨论，反复修改。在报告内容方面，讲工作情况要全，又要突出重点；讲成绩和存在问题要恰如其分；讲任务要明确具体，而且要有完成任务的切实可行的措施，力求能起到统一思想、提高认识、明确任务、振奋精神的作用。会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。

现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行，维护好主会场和分会场秩序，对出现的特殊情况及时应对处理，确保会议效果。会前几小时左右应再次与各分会场进行联调联试，对会议各要素进行检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间，主会场音频和画面可先切走，播放备用视频，待会议即将开始前再同步显示。会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。比如，领导同志快入场前，镜头应提前切到进场方向；发言人准备发言时，一般提前到发言席就座，画面也要及时切换到位；要关注会场情况，如有违反会场秩序和会风会纪的情况要及时提醒纠正，等等。会议过程中还要及时发现特殊情况，准确研判、快速处置。强调会议的时间性，一方面又要对会议的延时、会议的改期做各种相应的预案。云南商务会议服务人员培训

超前主动，做好场前服务。高新区第三方会议服务策划

正确的时机：如果你要遇到一个大忙人，决定时间是非常关键的。为了让所有参与者都知道参加会议的紧迫性和重要性，还是展示细节，沟通价值，会议类型，考虑不同的日程安排，找到好时间。毫无疑问，安排和发送会议邀请将是一项艰巨的任务。可以强调的是，有效的活动将产生巨大的结果。但是，为了获得结果，创作者需要彻底思考和计划。在这种情况下，只要你能做一个很好的准备，就可以获得有效的会议。计划，编写议程，记笔记，在正确的时间开始和结束，总结，划分责任以及决定一些关键议题，因此，仔细计划非常重要。高新区第三方会议服务策划

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