湖北数字档案室建设指南

电子文件归档系统对不同组织形式（有卷、无卷）档案分库、不同信息形态（文字、图片、影像、录音)档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数字档案处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。电子文件归档系统根据规则配置。设有数据通道，系统支持自定义配置数据来源系统名称、数据接收门类代号，从而自定义创建数据通道。具有映射规则，系统支持元数据映射规则配置，对来源系统字段英文名称、来源系统字段中文名称、映射的综合档案系统字段进行自定义配置。“档案保护”思想则贯穿整章内容。湖北数字档案室建设指南

数字档案室应用系统应具备审计追踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。审计追踪应具备日志功能，用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息，包括登录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目录数据、处置电子档案等各种操作行为；应能记录非授权用户试图登录或操作的行为；应能记录登录或操作失败的有关信息；应具备日志检索、输出、导出等管理功能。参数设置应支持全宗信息配置与编辑，可为各门类数字档案资源配置档号构成规则，通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值域，应支持电子档案原文存储路径的配置，以及各种报表格式的编辑、修改等。湖北企业数字档案馆概念未来，这些数字还会增长，要满足社会大众的新需求，需要更加现代化、电子化、网络化的档案管理。

数字档案室应用系统应能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境的，经过系统整理的各门类电子文件及其元数据，登记归档电子文件，并通过计算机文件名元数据等关键指针建立二者间的关联。文书类电子文件的接收采集应能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元数据，采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件，分类、有序地存储电子文件及其组件，保证关于同一事由的往来文件及其组件完整并相互关联。

电子文件归档具有四性检测功能。可对各类业务系统对接过来的数据进行自动检测，包含完整性、准确性、可用性、安全性四个方面，筛选出不合规范的数字档案数据，防止不满足归档要求的数据进入档案系统归档。四性检测包括：准确性检测，检测元数据枚举值、数据格式以及案卷数与实际卷内数量是否一致；完整性检测，检测元数据必填项、电子文件是否缺失；可用性检测，检测电子文件是否能被正常打开以及预览。安全性检测，检测系统是否存在恶意代码以及是否被非法访问。一是建议纸质档案数字化全部扫描，不建议进行挑扫；二是保护档案原件。

云展管理系统实现数字档案共享，服务共享性。系统属于互联网SaaS云产品，用户在使用过程中终身享受产品升级服务，产品建设以广大客户需求为基础，以互联网发展为理念，不断完善底层架构以及功能升级为广大用户提供持续高效的服务，实现一方升级多方共享数字档案的效果。云展管理系统也具有数据共享性。随着用户群数量不断增多，开放数字档案不断增大，产品数据库会形成庞大的数据池，此外产品具备大数据分析能力，依托庞大的数据池实现对非结构化数据的整合分析，为广大用户提供各类有价值的数据信息方便日常工作。针对国家综合档案馆开展数字档案资源建设已具备的有利条件、障碍与路径进行具体分析。湖北数字档案室建设指南

档案部门坐拥庞大的档案资源，有着天然的优势。湖北数字档案室建设指南

云展管理系统具有“图文资料”模块用于展示数字档案的图片信息。包含：历史图片、画册、海报、宣传页等图片信息，展示图片的同时还支持为图片配上对应的文字说明，便于阅览者浏览和理解。云展管理系统中的“音视频资料”用于对外展示单位的多媒体音视频等信息。系统内嵌音视频播放插件，可直接在手机端或终端设备上在线播放，可灵活控制播放音量、显示大小、暂停快进等操作。发布端是数据维护端，作为系统后台用于对数字档案等数据的收集、录入、发布以及维护，后台包含图片管理、电子书管理、音视频管理、编研管理界、系统管理5大模块。湖北数字档案室建设指南

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